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関数を使う前に知っておくべきことー4 解決方法(保守対策)

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ここでは、「ソフトウェア」としての、エクセルの数式や関数を運営していくうちに起こってしまう問題に対し、迅速に対応できるような仕組みを、ワークシートに組み込み、変更する箇所を最小限にする方法をご紹介します。

◆対策1ー関数や数式の「保守性」と「使用性」を高める

せっかく苦労して上記のプロセスをこなし、マニュアルを書き終わったのに、「周りの環境の変化」により簡単にすぐ捨てられてしまうものでは、それに費やした時間と労力が無駄になってしまいます。

「周りの環境の変化」とは、「法律や制度による業務の変化」「エクセルのバージョンアップ」などです。
 「保守性」とは、「変更を行うために必要な労力」です。

保守性について例を挙げてみましょう。
  ワークシート上に「顧客リスト」が[$E$2:$J$25]として、数式に書かれていたとします。
もし顧客が増えて、「顧客リスト」が[$E$2:$J$26]になったら、すべての数式の[$E$2:$J$25]を[$E$2:$J$26]と書き直さなければいけません。
  次の日にまた顧客リストが増えたら?ユーザーが前日に入れた顧客リストのデータを消さなければならないとしたら?
 考えると、保守にかかる時間とコストは膨大になりかねません。

「顧客リスト」という「名前」の定義機能を使うとどうでしょう?
 名前の定義を少し変更すれば終わりです。

というように、後々の変更に対する労力を最低限にする努力が、ストレスやコストの削減につながります。

 

「使用性」とは「利用者がソフトウェアの概念や使い方を習得するのに使う労力」のことです。
  これは、前述したマニュアルをきちんと整理、公開することによって低減します。
  ワードで書いてイントラネットで公開する、ということをすれば、作成者一人の責任は軽減され、その数式関数について利用者側のなかに「先生役」の人が必ず出てきます。
  それが、組織内で良い前例になり、自然とそのやり方に皆追従するでしょう。

 

 

ここまで読んで、うんざりされた方も多いと思います。

もし、「数式関数を個人的に使う」のであれば、「ソフトウェア詳細設計」を最小限やっておいたほうが無難です。次に新しい数式関数を作るヒントになるかもしれません。


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