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関数を使う前に知っておくべきことー2 解決方法(職場対策)

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答えは「ソフトウェア工学」という学問が教えてくれます。

数式や関数を使った時点で、そのワークシートは、「ソフトウェア」になるのです。

●解決方法

それぞれの原因に対する「予防策」を立て、実行することです。

一つ一つ細かい作業ですが、それをやりきる覚悟がなければ、情報技術部門に数式や関数を作ってもらってください。

エクセルの数式や関数を使うと決めているのならば、以下のことについて実行してください。

◆対策1ー上司や部下、経営陣をおこらせないようにする
※組織の情報戦略の確認
  まず、「エクセル関数」を使うことそのものが、所属している組織にとって、経営戦略と合致しているかどうかを確かめる。中小企業であれば、直接社長に聞くのもいいですし、大企業の場合は「派閥長」やその「取り巻き」に聞いてみるのがベストです。

◆対策2ーエクセルでの開発に対して、同僚を味方に付ける
※業務フローの分析
  その「エクセル関数シート」を使う場合と使わない場合の「業務の流れ」の違いを明確にする。親しい同僚に、自分の計画を話し、それに賛同してくれる人を増やす。また、逆に修正案を提示されたなら、それを自分の計画に組み入れ、それらの人も味方に付ける。またできれば、それによる費用対効果の分析を行う。

◆対策3ーエクセルでの開発に対して、情報技術部の協力を得る。
※運用計画をあらかじめ決めておく

  1. データの管理
     数式や関数の書かれたファイルのバックアップ、その他必要なファイルのバックアップの方法、保管期限などを決める。情報技術部は、何らかのシステムでファイルのバックアップを取っているので、その職場にとって、一番手っ取り早い方法を教えてくれるはずです。
    あらかじめ情報技術部に、大事なファイルの存在を暗黙的に理解してもらうと、誤ってファイルを消してしまい、ファイルの復元を情報技術部にお願いしなければならない時に、気兼ねなく協力してもらえます。
  2. 変更手続きの手順
     ワークシートに対する要求の変化があったときの具体的手順を明確にしておく。
      例えば、変更要求リストをエクセルで作ります。変更要求年月日、要求者、変更者、変更内容、完成日、テスト日、修正期間、最終完成日、本番稼働承認者、承認年月日を項目にすれば、だれにどんな責任があるか明確になり、責任の押し付け合いがなくなります。職場によっては、情報技術部もしくはシステム監査担当がそのノウハウを知っているところもあるので、担当の人に聞いてみるとよいでしょう。
      また、責任の所在が明確になるような仕組みを作っておけば、職場内に「ミスを減らそう」という意識が高まり、トラブル防止の縁の下の力持ちになります。
  3. 障害対応の設定
     障害発生時の関係部署への連絡方法をあらかじめ決めておく。想定されるような障害については、回復方法と手順を明記しておく。
     まず、関数や数式から計算されるデータを使う人、部署、顧客をリストアップします。そして各部門の担当者と責任者への連絡先と連絡方法を相手と相談して決めておきます。
     実際、障害が発生すると、冷静な判断力を失ってしまうものです。まずすべきことは、関係者に障害発生の事実を伝え、復旧の見通しを立て連絡します。仮に、復旧の見通しが立たないとしても、「いつ直るか分かりません」と絶対に答えてはいけません。あなたへの信頼が失墜するだけです。「あと1時間くらい」とハッタリでもいうことです。障害が起こるのは、ワークシートの中だけではありません。そのデータの利用者の「心」にも、ある種の障害が起こることを忘れないでください。
  4. セキュリティー対策の設定
     個人情報などの秘密事項の漏洩が、インターネットなど外部からの侵入を防ぐ手段を決める。利用者側の管理として、ユーザーIDの付与基準や管理方法、定期的なパスワードの変更、ファイルのアクセス権の設定などの指針を明らかにする。
     これらのことも、職場に規定があると思います。実際に、その規定に則ってシステムを運用している部署の人に聞いてみるといいでしょう。

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